Kundenreferenz Theodor Bergmann

Bei uns sind bis zu 140 Monteure im Einsatz, z.B. im Kundendienst für Wohnungsunternehmen. Unsere Installateure kümmern sich von der Gastherme bis zur Warmwasser-Aufbereitungsanlage um alles, was moderne Haustechnik bietet. Dabei haben unsere Techniker rd. 1.500 Maschinen zur Verfügung. Das reicht vom Akkuschrauber für 160,00 € bis zum Messkoffer für rd. 3.500,00 €. Unser Maschinenpark – also alles, was ein Kabel oder ein Akku hat – besitzt einen Wert von rd. 80.000.00 €. Der Neuwert all dieser Geräte beträgt sogar eine halbe Million Euro. Dazu kommen teure Werkzeuge, wie Rohrschneider für 600,00 € das Stück. Wenn sie darauf nicht aufpassen, wird es verdammt teuer.

Das möchte ich genauer wissen: Gingen bei Ihnen früher Maschinen „auf Wanderschaft“?

Früher galt nicht selten „eine Bohrmaschine für Mama, eine Bohrmaschine für Papa, eine Bohrmaschine für den Onkel“. Das musste irgendwann mal reichen! Davon abgesehen, dass früher jeder Monteur seine Maschinen und Werkzeuge selbst einkaufte. Können Sie sich vorstellen, wie viele Kundenkonten wir bei diversen Fachhändlern hatten? Wenn Sie dann nicht einmal wissen, welche Geräte überhaupt unterwegs sind, fängt das Chaos langsam an, um sich zu greifen. Wir wussten auch nicht, ob sich der Kauf z.B. einer Kanalkamera rechnet oder wir sie einfach bei Bedarf für 60,00 € mieten.

„Wenn ein Kollege seine Arbeit nicht machen kann, ist das nicht mehr lustig.“

Schließlich sind unsere Monteure zusammen mit anderen Gewerken auf den Baustellen. Wenn 80% aller Handwerker die gleiche Bosch-Bohmaschine benutzen, wissen sie abends nicht mehr, wem welche Maschine gehört. Da liegen ein halbes Dutzend Bohrhammer auf einem Stapel. Wenn sie Pech haben, geht ein anderer mit ihrer neuen Maschine nach Hause und sie bringen eine „alte Krücke“ wieder mit. Wenn ein Kollege die am nächsten Tag erwischt und seine Arbeit nicht machen kann, kostet das mal eben 1-2 Stunden Fahrzeit, um wieder arbeitsfähig zu sein. Bei 35,00 € Stundensatz ist das nicht mehr lustig.

Was konnten Sie tun, um Ihre Maschinen zu schützen und den „Schwund“ einzudämmen?

Zunächst mussten wir den Einkauf zentralisieren und ein kontrolliertes Lager einführen. Der Grundsatz dabei lautete: Alle Maschinen und Werkzeuge, sämtliches Material einschließlich Kommissionsware und Rückläufer gehen über das Lager. Unser Lagerverwalter Henry Redder hatte da ein paar schwere Jahre. Schließlich müssen Sie ihre Monteure überzeugen, mitzuziehen. Als verantwortlicher Lagerchef stehen Sie dabei ständig zwischen Baum und Borke. Ohne die volle Rückendeckung der Geschäftsführung hätte das nicht funktioniert.

„Kein Handwerker möchte mit einer Bohrmaschine von Theodor Bergmann erwischt werden.“

Als weiteren wichtigen Schritt haben wir all unsere Maschinen mit einem leuchtend blauen Kabel ausgestattet. Darauf steht „Geklaut bei Theodor Bergmann“. Aber denken Sie nicht, einfach mal das Kabel austauschen zu dürfen. Die Gewährleistungsvorschriften der Hersteller machen Ihnen dies eigentlich unmöglich. Aber: Wir haben einen Weg gefunden, ohne die Garantie für unsere Maschinen zu verlieren. Und so möchte heute kein Handwerker mit einer Bohrmaschine von der Firma Theodor Bergmann „erwischt“ werden. Bei all diesen Schritten stand für uns immer eines im Mittelpunkt: „Was können wir besser machen?“

Was hat Sie angetrieben, Ihren Maschinenpark schließlich mit Funkchips auszurüsten?

Wenn Sie bei einem Durchlauf von bis zu 20 Akkuschraubern, Bohrmaschinen, Stich- und Säbelsägen sowie Winkelschleifern anfangen, ein Gerät in Aktenordnern suchen zu müssen, kommen Sie ins Schwitzen. Stehen dann morgens um 6.30 Uhr auch noch Ihre Lieferanten auf der Schwelle, haben Sie verloren. Die „Vergessllichkeit“ eines Monteurs kostet Sie als Lagerverwalter dann locker zwei Stunden Ihrer Arbeitszeit. Wenn einer Ihrer Schieber alle Maschinen seiner Baustellenkolonne auf seiner Liste hat, finden Sie die gesuchte Maschine nie. So wichtig die Einführung eines kontrollierten Lagers war, die Zettelwirtschaft konnte so nicht bleiben.

„Passiert mit einer ungeprüften Maschine ein Zwischenfall, kostet das womöglich Ihre Existenz.“

Dazu kommt der sprichwörtliche Papierkram im Büro. Sie müssen dem Hersteller, der Berufsgenossenschaft und Ihrem hauseigenem Sicherheitsbeauftragten nachweisen, dass Sie die Maschinen ordnungsgemäß prüfen lassen – z.B. im Jahrestakt. Wenn eine neue Presse einmal auf der Baustelle war, können Sie die nicht mehr von einer alten unterscheiden. Da die Seriennummern nicht selten in den Maschinen stecken, geht zur Prüfung das Rätselraten los. Passiert mit einer ungeprüften Maschine ein Zwischenfall vor Ort beim Kunden, kostet Sie das womöglich ihre Existenz. Das kann sich heute niemand wirklich leisten.

Sie haben im vergangenen Jahr begonnen, Ihren Maschinenpark mit Pocket-PCs zu führen. Was hat sich verändert?

Ich mache es ganz praktisch: Der Monteur kommt ins Lager und holt sich einen Kompressor zum Ausblasen von Leitungen. Dann hält unser Lagerverwalter seinen PDA gegen die Chipkarte des Mitarbeiters und gegen den Chip am Gerät. Es piept zweimal und alles ist erledigt – im wahrsten Sinne des Wortes. Jetzt weiß unser Lagerchef, wer, wann, welchen Kompressor ausgeliehen hat. Unser Sicherheitsbeauftragter weiß, wie viele Betriebsstunden das Druckluftgerät auf dem Buckel hat und kann jederzeit die hinterlegten Prüfprotokolle abrufen.

„Wir erfüllen nicht nur unsere Pflichten, wir wissen auch, ob wir noch Garantie haben.“

Verweigert eine Maschine während der Garantiezeit ihren Dienst, können wir dem Händler die Maschine samt hinterlegter Rechnung zur Reparatur geben. Wir erfüllen jetzt nicht nur unsere Prüfpflichten, wir wissen auch, ob wir noch Garantie haben. Wenn Sie 20 Bohrmaschinen vom gleichen Typ bei einem Händler gekauft haben, will der natürlich die richtige Rechnung zur richtigen Maschine sehen. Und wir haben mindestens 250 Bohrmaschinen am Lager. Allein in einem Monat konnten wir durch das neue Vorgehen 5 Säbelsägen auf Garantie reparieren lassen. Das ist der Punkt, der das Programm bezahlt macht.

Wie haben Sie die Einführung organisiert? Wer hat Ihnen dabei geholfen?

Wir haben seit mehr als 20 Jahren unseren Haus- und Hoflieferanten für Bürotechnik und Computer. Unserem EDV-Dienstleister IFS haben wir das Problem mit der Lagerverwaltung geschildert. Unser IT-Dienstleister versteht unser Geschäft und weiß, was wir wirklich brauchen. Zuvor hat er bereits für uns eine Baukontenverwaltung und ein Gaswartungsprogramm entwickelt. Wir wussten, wenn einer eine Lösung findet, dann er. Dabei galt für uns, keine Experimente zu unternehmen. Wir sind bereit uns zu entscheiden, müssen dabei aber sicher sein, dass es funktioniert.

„Die Anpassungen wurden innerhalb einer Stunde umgesetzt.“

Ende 2005 haben wir mit unserem IT-Dienstleister IFS und der Softwarefirma f+s software aus Berlin das Projekt aufgesetzt. Dabei ist natürlich jede Menge „Gehirnschmalz“ eingeflossen. Ohne das geht es nicht. Ein halbes Jahr später war es soweit. Im Mai 2006 wurde das System bei uns eingerichtet. Dann bedurfte es der üblichen Anpassungen. Die wurden durch f+s erstaunlich schnell umgesetzt, nicht selten innerhalb einer Stunde. Schließlich haben wir begonnen, „top-down“ alle wichtigen Maschinen zu „chippen“. Wenn wir das nicht unter laufenden Betrieb erledigen müssten, wäre es in einer Woche erledigt. Hier haben wir mit den kritischen Geräten begonnen.

Was hat sich für Ihren Lagerverwalter geändert? Ist er mit der neuen Technik zufrieden?

Ganz ehrlich: Er könnte heute wahrscheinlich gar nicht mehr mit der Zettelwirtschaft und den Zigarrenkisten von damals arbeiten. Heute hat er eine ganz andere Qualität der Kontrolle. Die Bewegungsliste jeder einzelnen Maschine hilft ihm auch zu entscheiden, ob ein Gerät zur Reparatur oder zur Entsorgung geht. Auch wenn die Monteure ihre Zeit brauchten, sich an die neue Werkzeugverwaltung zu gewöhnen. Heute gehen sie wesentlich sorgsamer mit den Maschinen um. Das schönste Feedback kam von den Installateuren selbst. Die sagten: Endlich weiß man, wo die Maschinen sind.

Frank Plage: Ihr persönliches Fazit zum Werkzeugmanagement mit PDA und RFID-Chips?

Kurz und knapp: Heute geht es schnell und einfach, unsere Maschinen und teuren Werkzeuge zu verwalten. Heute wissen wir, wie wir unsere Geräte optimal einsetzen. Das ist eine unheimliche Arbeitserleichterung und natürlich auch Argumentationshilfe bei Anschaffungen und ähnlichem. Das von uns genutzte System ist so standardisiert, dass es jeder ohne große Computerkenntnisse nutzen kann. Wir wollen auf „WIM“ nicht mehr verzichten, denn die Software und die Chips helfen uns, unseren Job zu machen.

Vielen Dank für das nette Interview!

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Redaktion: Thomas Keup